第一条 为加强中国光彩事业基金会档案管理，规范档案收集、整理工作，有效保护和利用档案，提高档案信息化建设水平，结合基金会实际，特制定本制度。

　　第二条 基金会档案是指在开展职能活动和管理过程中形成的有历史及查用价值的文字、图表、声像等不同形式的原始记录。

　　第三条 基金会档案管理遵循真实可靠收集、规范有序整理、安全整洁保管、便捷高效利用原则。

　　第四条 基金会档案收集、整理、保管、监督管理活动，适用本制度。

 

　　第五条 基金会档案管理部门为综合部，综合部设立档案室，并指派专职档案管理员负责档案管理工作。

　　第六条 综合部负责全面规划和统筹安排档案管理工作，维护档案完整与安全；负责制定档案管理制度和业务标准；指导各部门共同完成档案收集、整理、保管、销毁；根据工作需要及时提供档案服务。

 

　　第七条 基金会档案分行政档案、综合档案、项目档案、宣传档案、财务档案、人力资源档案、党建档案七个方面。

　　（一）行政档案，包括基金会注册文件、法人证照、创建时关于基金会的批件、章程（历次修订文本）、全部印章样件目录及使用记录、年度报告及结论等材料。

　　（二）综合档案，包括内部管理制度、理事会文件、会议决议、工作计划、工作总结、重要的电话记录等材料，以及重要资产购置资料、评估评审资料、与合作单位签署的协议书或合同等材料。

　　（三）项目档案，包括项目全过程形成的立项批准手续、结项申请手续、协议、函件、方案、项目照片视频、资金使用票据、总结报告、评估报告、专项审计报告等材料。

　　（四）宣传档案，包括光彩事业年鉴、大事记、各类宣传、大型活动的策划方案、新闻稿，以及在活动中形成或采集到的媒体报道剪辑、图片、声像等材料。

　　（五）财务档案，包括会计凭证、会计报表、年度预决算、财务报告、审计报告、财务统计分析、财务核算等材料。

　　（六）人力资源档案，包括组织机构沿革、机构领导人信息、人事任免文件、员工名册、劳动合同等材料。

　　（七）党建档案，基金会没有单独成立党组织，工作人员中党员的组织关系均在光彩中心党支部，参加光彩中心党支部的组织生活和党建活动，党建档案由光彩中心保管。

　　第八条 各部门根据业务范围及当年工作任务，管理日常文档。经办工作人员按照归档范围，做好日常文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料真实、准确、系统、材料组件齐全、内容完整；及时将办理完毕或经部门负责人批存的文件材料收集齐全，加以整理、归档。

　　第九条 多部门协作完成工作事项形成的档案，由牵头或主抓工作事项的部门负责做好文件的收集、整理和归档。

　　第十条 各部门定期收集本部门档案、目录（含电子目录），于第二年3月底前统一将档案向综合部移交，档案管理员根据归档目录清点核对，履行交接手续。

　　第十一条 归档文件材料原则上为原件，需采用耐久、可靠、满足长期保存需求的记录载体。

　　第十二条 为遵守立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由各部门配合，档案管理员区分全宗，进行分类、排列与编目。同时，编制档案检索工具，满足手工检索和计算机检索需要。

 

　　第十三条 综合部根据档案载体的不同要求，为档案室配备符合档案存储条件的设备设施，保证档案实体存储安全和信息存储安全。

　　第十四条 档案管理员根据档案载体的特性，将完成分类、排列与编目的档案，分类上架、入柜进行存储和保管。

　　第十五条 档案管理员定期对保管档案情况、档案年度出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案公开情况、档案移交情况、档案销毁情况、档案工作人员情况等进行统计，并建立台账。

　　第十六条 综合部负责定期对照档案管理台账、档案存放要求检查档案保管情况，组织对受损、易损档案进行修复、复制或其他技术处理。

　　档案修复应保持档案内容完整，尽量维持档案原貌。档案修复前进行必要的复制、备份，并做出修复登记和说明。

　　第十七条  档案室不得存放与档案保管、保护无关的用品。

 

　　第十八条  综合部定期对档案进行整理。对确无保存价值的档案，报请理事长办公会议研究通过后，按照以下程序销毁。

　　（一）综合部编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、提名、形成时间、销毁时间等内容；

　　（二）秘书长、综合部负责人、相关业务部门负责人、档案管理经办人、相关业务部门经办人共同在档案销毁清册上签署意见；

　　（三）综合部组织档案销毁工作，并与相关业务部门共同派员监销。监销人员在档案销毁前，按照档案销毁清册所列内容进行清点；在档案销毁后，在档案销毁清册上签名。

　　档案销毁工作需在指定场所进行。档案销毁清册永久保存。

　　第十九条 电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。

 

　　第二十条 档案利用主要是指对档案的查阅、借阅、复制和摘录。

　　利用档案须履行审批、登记手续。档案管理员对利用活动及时跟踪、监督和签收。

　　第二十一条 查阅档案资料需在指定地点查阅，不得携带外出；借阅档案资料的时间原则上不超过一周，如需再借，重新办理借阅手续；复制和摘录档案资料需符合档案利用条件。

　　第二十二条 借阅档案时，档案管理人员在借出档案位置做出标识，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便监管和催还。

　　第二十三条 借阅档案资料者负责妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、抽取、裁剪、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。

　　第二十四条 借阅档案归还时，档案管理员负责查看、清点借阅档案，核对无损后进行签收、归位。

　　第二十五条 借阅档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告综合部及时处理。

　　第二十六条 本办法由中国光彩事业基金会负责解释。

　　第二十七条 本办法自本会理事长办公会议通过之日起施行。